Órdenes de compra

Usa Stocky para crear, gestionar y hacer seguimiento de órdenes de compra para tus productos. Con las órdenes de compra (PO), puedes reabastecer el inventario de forma eficiente, conservar registros de transacciones con distribuidores y asegurarte de que los productos correctos se entreguen en las sucursales correctas de tu tienda.

Crear una orden de compra

Si estás creando una orden de compra usando una sugerencia de Stocky, debes elegir la cantidad de días que quieres que duren tus existencias. Las órdenes de compra se pueden regenerar más adelante en el proceso.

Puedes crear una orden de compra con los siguientes pasos:

• Paso 1: abrir una orden de compra
• Paso 2: editar una orden de compra
• Paso 3: agregar descuentos a una orden de compra
• Paso 4: enviar una orden de compra
• Paso 5: confirmar una orden de compra

Paso 1: abrir una orden de compra

1. En el panel de control de Shopify, ve a Aplicaciones > Stocky.
2. Haz clic en Compras.
3. Haz clic en Crear orden de compra.
4. En el menú desplegable, selecciona para qué proveedor o distribuidor es la PO.
5. Según si seleccionaste un proveedor o un distribuidor, realiza uno de los siguientes pasos:
   • Si eliges Proveedor, selecciona en el menú desplegable a qué proveedor corresponde tu PO.
   • Si eliges Distribuidor, selecciona en el menú desplegable a qué distribuidor va dirigida tu orden de compra. Un distribuidor es un grupo de proveedores. Si quieres crear una orden de compra con varios proveedores, primero debes crear un nuevo distribuidor.
6. Usa el menú desplegable Generar para elegir el tipo de generación de la orden de compra. Puedes generar una orden de compra en blanco o una basada en la sugerencia de Stocky.
7. Opcional: si decides generar tu orden de compra según las sugerencias de Stocky, usa Suggest for (days) para ingresar la cantidad de días que quieres que duren las nuevas existencias.
8. Usa el menú desplegable Sucursal para recibir existencias para seleccionar la sucursal a la que quieres que se envíe la PO.
9. Opcional: si decides generar tu orden de compra según las sugerencias de Stocky, usa Base forecast on para elegir cómo quieres que Stocky genere tu orden de compra.
10. Selecciona Crear orden de compra.

Paso 2: agregar productos a una orden de compra

Puedes agregar, editar o eliminar cualquier artículo de una orden de compra, o cambiar las opciones de pronóstico de demanda.

Cuando termines de elegir los criterios para el pronóstico de demanda de Stocky, selecciona Regenerar para actualizar la orden de compra con el pronóstico.

Si elegiste crear una PO según la previsión de la demanda de Stocky, revisa las sugerencias de inventario de Stocky. Para agregar un artículo manualmente a la PO, usa el formulario Agregar productos.

Puedes editar los siguientes detalles de tus productos:

• Estante: agrega un nombre o número de estante.
• Pasillo: agrega un nombre o número de pasillo.
• Costo (base): edita el precio de costo de una o todas las variantes de este producto.
• Cantidad: edita la cantidad de cada variante que tendrá la orden de compra.

Paso 3: editar los detalles de pago y envío en una orden de compra

En el formulario de detalles de pago y envío, edita las siguientes secciones que correspondan a tu orden de compra:

• Detalles de pago
• Dirección de envío
• Número de factura
• Número de orden del distribuidor
• Sucursal de recepción (la sucursal a la que quieres que se envíe la orden de compra)
• Fechas (fecha de la orden de compra, fecha de factura, fecha prevista, fecha de envío y fecha de cancelación)
• Notas (como nombre de empleado, información del distribuidor o motivo)

Paso 4: agregar descuentos a una orden de compra

Puedes agregar un descuento a tu orden de compra.

Pasos:

1. Junto al campo de búsqueda de productos, haz clic en Nuevo > Otro.
2. Introduce el importe del descuento en el campo Precio de costo.
3. Opcional: selecciona un tipo de impuesto y agrega una descripción.
4. En el campo Cantidad, introduce 1.
5. Haz clic en Agregar.

Paso 5: enviar una orden de compra

Hay varias formas de enviar una orden de compra (PO) a un distribuidor:

• Desde Stocky: puedes enviar la orden de compra directamente desde Stocky como archivo PDF o CSV por correo electrónico.
• Por correo electrónico: puedes descargar la orden de compra y enviar manualmente tu copia por correo electrónico.

Paso 6: confirmar la orden de compra

Cuando tu orden de compra esté lista, haz clic en Marcar como pedido. Al hacer clic en Marcar como pedido, todos los artículos de la orden de compra se marcan como "not received".

Los artículos incluidos en tu orden de compra se muestran en las siguientes áreas:

• En el panel de control de Shopify, en la columna Entrante de la tarjeta Inventario en la página del producto
• En el panel de control de Shopify, en la columna Entrante de la página Inventario
• En Shopify POS, en la página de información del producto

Recibir la orden de compra en la tienda

Cuando las nuevas existencias lleguen a tu tienda, puedes sincronizarlas con Shopify haciendo clic en Recibir seleccionados. Si falta un artículo, puedes sincronizarlo más adelante desmarcando el artículo antes de hacer clic en Recibir seleccionados.

También puedes recibir parcialmente y dejar pendientes de entrega las órdenes de compra y recibir una orden de compra con un escáner de código de barras.

Recepción parcial y pedidos pendientes

Si tu distribuidor ha enviado una cantidad diferente de artículos de la esperada o algunos artículos se dañaron durante el transporte, puedes recibir un artículo de forma parcial y dejar el resto como pedidos pendientes.

Pasos:

1. Haz clic en el botón de flecha en la columna Cantidad del artículo.
2. En el menú desplegable, selecciona Recepción parcial.
3. Selecciona la cantidad de artículos que recibirás más tarde como pedidos pendientes.
4. Opcional: escribe una nota con el motivo del pedido pendiente.
5. Haz clic en Actualizar.

El artículo ahora se divide en dos filas.

Recibir una orden de compra con un escáner de códigos de barras

Puedes recibir artículos de una orden de compra usando un escáner de códigos de barras USB estándar.

Pasos:

1. En la orden de compra, haz clic en Más acciones > Recepción con escáner de códigos de barras.
2. Escanea cada artículo para aumentar el conteo escaneado o actualiza la cantidad manualmente en la sección Recibir.
3. Después de escanear todos los artículos, haz clic en Recibir escaneados > Recibir y sincronizar para actualizar los niveles de inventario en Shopify.

Líneas de artículos separadas en órdenes de compra parcialmente recibidas con Shopify POS

Las líneas de artículo en las órdenes de compra se separan por su estado cuando se usa la Stocky Purchase Orders POS UI extension, para mejorar la gestión de distribuidores y la finalización de las órdenes de compra.

El inventario de la orden de compra puede tener tres estados diferentes:

• Not received - El inventario no se ha revisado y no está disponible para la venta.
• Received - El inventario se ha revisado y está disponible para la venta.
• Rechazado: el inventario se ha revisado y no está disponible para la venta.

Se muestra una etiqueta Extra junto con Received o Rejected para resaltar los excesos de inventario. El inventario entrante de órdenes de compra se muestra en el panel de control de Shopify y en Shopify POS.

Restricciones de nivel de inventario

Stocky te permite establecer restricciones de nivel de inventario cuando usas la función de pronóstico de órdenes de compra.

El pedido mínimo es la cantidad mínima de artículos que necesitas pedir. Por ejemplo, si el pronóstico de tu orden de compra indica que necesitas pedir 67 unidades de un artículo, pero el pedido mínimo es 100, entonces se agregan 100 artículos a la orden de compra.

El stock mínimo es la cantidad mínima de existencias que deberías tener disponible. Por ejemplo, si ya tienes 40 unidades de un artículo y tu nivel mínimo de existencias es 100, el pronóstico de la orden de compra sugiere pedir al menos 60.

El stock máximo es la cantidad máxima de existencias que puedes tener disponibles. Por ejemplo, si el pronóstico de tu orden de compra indica que necesitas 30 unidades de un artículo, pero tu límite máximo de existencias es 20, entonces se agregan 20 artículos a la orden de compra.

El pedido mínimo siempre tiene prioridad sobre el stock máximo. Supón que tienes un límite máximo de existencias de 100 y un pedido mínimo de 20. Si tienes 90 en existencias, el pronóstico de la orden de compra sugiere pedir 20, aunque eso signifique superar tu límite máximo.

Los tipos de pronóstico de demanda Fill Shelves, Fill Shelves (if below min) y Target stock level tienen prioridad sobre el pedido mínimo cuando se usa la función de pronóstico de órdenes de compra.

Define valores mínimos y máximos de existencias

1. En el panel de control de Shopify, ve a Aplicaciones > Stocky.
2. Haz clic en Sucursales.
3. Selecciona una sucursal.
4. En la columna Stock mínimo, introduce el valor mínimo de existencias y, en la columna Stock máximo, introduce el valor máximo de existencias.

Definir cantidades mínimas de pedido

1. En el panel de control de Shopify, ve a Aplicaciones > Stocky.
2. Haz clic en Proveedores y luego selecciona un proveedor.
3. Haz clic en Configuración.
4. Haz clic en Límites de pedido.
5. Introduce tus cantidades mínimas de pedido.